چگونه 4 اشتباه رایج حسابداری را اصلاح کنیم؟

در طی سالیان متمادی، شما با مشتریان زیادی همکاری داشته‌ و در این مدت شاهد برخی اشتباهات، تناقضات و رویه‌های نادرست در فرآیندها و سیستم‌های حسابداری آن‌ها بوده‌اید.

می‌دانیم که به‌عنوان صاحب کسب‌وکار تجاری یا مدیرعامل شرکت، شما معمولاً نقش‌ها و وظایف متعددی بر عهده داشته و لزوماً همیشه تخصص حسابداری ندارید. با تشریح چهار اشتباه رایج حسابداری، در این مطلب متوجه خواهید شد که چگونه می‌توان اشتباهات را شناسایی و تعدیل نمود.

1. تعدیل تناقضات

هنگامی‌که حساب‌ها با یکدیگر تطبیق داده می‌شوند، درواقع شما تائید می‌کنید که معاملات بانکی، کارت اعتباری و حساب‌های ترازنامه با معاملات ذکرشده در دفتر کل و یا سیستم حساب‌های دریافتنی شما مطابقت دارد. در نگاه اول شاید این امر آسان به نظر برسد، اما کسب‌وکارهای بسیاری وجود دارند که این کار را با یک قاعده منظم انجام نمی‌دهند.

برخی کسب‌وکارها تطبیق حساب‌های خود را در پایان هرماه انجام داده و هر زمان که به‌صورت‌های مالی دسترسی داشته باشند، آن را بررسی می‌کنند؛ اما دلیل اصلی اینکه چرا حساب‌ها باید در روند روزانه کسب‌وکار تجاری تطبیق داشته باشد، حفظ صورت‌حساب جریان وجوه نقدی است.

صاحبان پرمشغله کسب‌وکارهایی که امور مالی را راساً کنترل می‌کنند، ممکن است به‌سرعت و به‌صورت آنلاین برای بررسی معاملات و تراز حساب‌های تجاری خود اقدام کنند- در اینجا دانستن اینکه شرکت چه میزان نقدینگی در دسترس دارید، عالی به نظر می‌آید؛ اما بدانید که تراز حساب بانکی شما تنها بخشی از معادله حسابداری است.

نیمه دوم معادله جایی است که اصلاح حساب‌ها به میدان می‌آید. شما باید به‌طور مرتب دفتر کل را با سپرده‌های بانکی مقایسه کنید. این کار به شما کمک می‌کند تا اشتباهات را قبل از اینکه دیر شود، پیداکرده و ناهمسانی‌های جریانات نقدی را بر طرف نمایید.

• سادگی، پایداری و به‌موقع بودن

حسابدار شما باید تک‌تک ترازنامه‌ها را برای تمام حساب‌ها و در هرماه بدون هیچ ابهامی تطبیق دهد. اگر مدیران می‌خواهند هنگام مرور صورت‌وضعیت درآمدی نسبت به آن اطمینان داشته باشند، باید این فرآیند ضروری را لحاظ کنند.

تطبیق منظم و به‌روز تمام حساب‌ها مهم است تا بتوان صورتحساب‌ها را به‌موقع و با اطمینان بررسی نمود. مطابقت حساب‌ها در پایان ماه، نه‌تنها دفاتر شما را در آن ماه تراز می‌کند، بلکه داده‌ها را برای تنظیم شاخص عملکرد اصلی به‌صورت ماهانه در اختیار شما قرار می‌دهد.

دانش حاصل از محاسبه دقیق شاخص عملکرد اصلی، یک دارایی ارزشمند برای شرکت است؛ چراکه می‌تواند به شما در تصمیم‌گیری بهتر برای کسب‌وکار تجاری، شناسایی فرصت‌های رشد و همچنین از بین بردن ضعف‌ها کمک کند.

برای محاسبه شاخص عملکرد اصلی شما باید از یک مبنای پایدار و داده‌های به‌موقع، دقیق و تطبیق داده‌شده استفاده کنید.

2. عدم دقت یا تأخیر در وارد نمودن داده‌ها

حسابداران همواره مسئولیت نگهداری دفاتر شما را در بر عهده‌ دارند. به ‌طور کلی آن‌ها مسئولیت وارد نمودن داده‌ها را به دفاتر روزنامه و دفاتر کل حسابداری، در نرم‌افزاری مانند سپیدار همکاران سیستم بر عهده ‌دارند.

هر جا که یک کار به‌صورت دستی صورت گیرد، احتمال بروز اشتباه وجود دارد. همه ما ممکن است مرتکب اشتباه شویم. اما این نکته را نیز به خاطر داشته باشید که فشردن یک کلید اشتباهی می‌تواند منجر به عدم تراز دفاتر حسابداری شود.

اگر حسابدار شما مبتلا به یک بیماری باشد، به تعطیلات رفته باشد و یا حتی بدتر از همه این شرایط استعفا دهد، چه اتفاقی خواهد افتاد؟ چه کسی به جای او می‌توانید کار را تکمیل کند؟ اگر وی استعفا دهد، آیا یک سیستم جایگزین وجود دارد که بتوان با استفاده از آن وظایف وی را به سرانجام رساند؟

علاوه بر نیاز شدید به مقابله در تأخیر ورود داده‌ها، گزارش‌های ناکارآمد درنتیجه فرآیندهای مالی منسوخ ‌شده و می‌تواند هزینه‌های زیادی را برای کسب‌وکار شما به همراه داشته باشد.

• اتوماسیون

اتوماسیون نه‌تنها فرآیندها را تسریع می‌ کند، بلکه درواقع هزینه حسابداری شما را نیز کاهش می‌دهد. اتوماسیون اینکار را با حذف فرآیندهای دستی و ساده‌سازی آن‌ها درجایی که ممکن است با داده‌های حشو و زائد مواجه شوید، انجام می‌دهد.

اتوماسیون ثبت ساعت کاری مثال خوبی از یک فرآیند دستی است که به صورت خودکار انجام می‌شود. قبل از آن ثبت اطلاعات زمان ورود و خروج اغلب با ورود داده‌های زائد همراه بود و این مشکل به‌سادگی با استفاده از تکنولوژی مرتفع شد. به ‌عنوان‌ مثال، شرکت شما ممکن است کارکنانی داشته باشد که مسئول ثبت ساعات کاری هستند. سپس داده‌ها وارد یک صفحه گسترده (نظیر اکسل) می‌شوند.

این داده‌ها  به ایمیل حسابدار فرستاده می‌شود که باید مجدداً وارد سیستم پرداخت حقوق و دستمزد شود. این بدان معنی است که کار مشابه‌ای چندین بار انجام می‌شود. بنابراین بهتر است که برای صرفه جویی در زمان و هزینه‌ها، اتوماسیون را وارد کسب‌وکار تجاری خود کنید.

همین فرآیند اغلب برای گزارش‌های هزینه رخ می‌دهد: کارکنان ابتدا هزینه‌ها را وارد یک صفحه مشترک می‌کنند، سپس آن‌ها را به شخص دیگری برای وارد نمودن به سیستم حساب‌های پرداختنی ارسال می‌کنند، این فرآیند نیز شامل یک یا چند مرحله غیرضروری است.

3. گزارشگیری نادرست و صورت‌های مالی با تأخیر

هر لحظه که شما از وضعیت مالی فعلی خود بی‌اطلاع هستید، بیشتر در معرض شکست قرار می‌گیرید. در عملیات مالی، اگر دفترداری در روزهای خاص هرماه صورت نگیرد یا شما به‌طور مداوم صورت‌های مالی و گزارش‌های با تأخیر دریافت کنید، ریسک کسب‌وکار شما افزایش می‌یابد.

احتمال دارد مشکل بزرگی وجود داشته باشد و شما از آن بی‌خبر باشید. اگر شما گزارش پایان ماه را دو یا سه هفته دیرتر در ماه دریافت کنید، آنگاه چه خواهد شد؟

اگر همواره در مدیریت بحران به سر می‌برید، نمی‌توانید رفتاری استراتژیک داشته باشید. گزارشگری به‌موقع به‌ منظور انجام مخارج و تصمیم‌گیری صحیح عملیاتی برای مدیریت بسیار ارزشمند است.

شما می‌خواهید به گزارش‌ها و اعداد اعتماد داشته باشید تا بتوانید کسب‌وکار خود را به‌درستی پیش ببرید. استراتژیک بودن تماماً درباره داشتن دانش درست برای افزایش اعتماد به ‌نفس در تصمیم‌گیری است.

• گزارشگری دقیق و به‌موقع

گزارش‌های مدیریت و صورت‌های مالی دقیق و به‌موقع، کلید اصلی موفقیت در امور مالی کسب‌وکار شما است.

بررسی دائمی این گزارش‌ها شما را در کنکاش هرچه عمیق‌تر وضعیت مالی کسب‌وکار خود یاری می‌کند؛ بنابراین به‌عنوان یک مدیرعامل یا صاحب کسب‌وکار تجاری کوچک و متوسط، شما باید یک برنامه منظم برای زمان دریافت و بررسی این گزارش‌ها داشته باشید. درمجموع اهمیت بررسی مستمر این گزارش‌ها آشکار است، اما اغلب این گزارش‌ها با تأخیر آماده‌شده یا مورد غفلت قرار می‌گیرد.

احتمال دارد شما با توجیه کمبود وقت، گمان کنید بررسی سریع صورت‌های مالی کفایت می‌کند؛ اما در تجارت برای رشد و درآمدزایی بیشتر باید گزارش‌های مالی و مدیریتی هرچه بهتر و دقیق‌تر بررسی شود و کسب‌وکار شما به گزارش مالی برای انطباق و اطمینان از به‌روز بودن دفاتر حسابداری نیاز دارد. چرا که گزارشگری مدیریتی برای تصمیمات تجاری بهینه با این داده‌ها پشتیبانی می‌شود.

4. نبود فرآیندهای استانداردشده

• آیا حسابدار شما از یک فرآیند تا یک فرآیند دیگر تعریف‌شده و همواره از تمام ویژگی‌های سپیدار استفاده می‌کند؟
• آیا صورتحساب‌ها به‌موقع پرداخت می‌شوند؟
• آیا حقوق و دستمزد به هر یک از حساب‌های حقوق و دستمزد در دفتر کل کدگذاری شده و منتقل می‌شود؟
• آیا شما اصلاحات را به موقع انجام می‌دهید؟
• و حقوق و دستمزد بر اساس جایی است که افراد واقعاً وقت خود را صرف می‌کنند؟

وقتی فرآیندها را استاندارد می‌کنید، درواقع از موارد غیرضروری، اشتباهات و موانع اجتناب می‌کنید که این امر می‌تواند رشد اقتصادی را تحت تأثیر قرار دهد.

رشد کسب‌وکار نیازمند نظم، توانایی برنامه‌ریزی و دنبال نمودن چشم‌انداز تعریف‌شده با نهایت اعتمادبه‌نفس است. به بیان ساده شما نمی‌توانید با رؤیاپردازی این مهم را انجام دهید. شما برای دستیابی به مقیاس‌پذیری به استانداردسازی نیاز دارید.